This podcast episode focuses on alleviating the anxiety experienced by quality managers during food safety audits. Marife Montes Luna identifies common causes of this stress (responsibility, rigor, consequences, time pressure, auditor interaction) and offers strategies to mitigate them.
Según la ponente, las principales razones por las que los gerentes de calidad experimentan nerviosismo durante las auditorías de seguridad alimentaria son:
La combinación de estos factores, junto con la presión del tiempo y el impacto en el equipo, aumenta la ansiedad ante la auditoría.
Para reducir la ansiedad durante una auditoría, el personal debe recibir formación en:
Técnicas de auditoría: Cómo responder correctamente a las preguntas del auditor, utilizando la terminología específica de la norma. La formación debe cubrir los términos que el auditor utiliza, que pueden diferir del lenguaje cotidiano usado en el sistema de gestión diaria.
Conocimiento detallado de la norma: Se debe asegurar que el personal conoce a fondo todos los términos y requisitos de la norma, para evitar desviaciones que podrían haberse evitado con un conocimiento más profundo.
Simulacros de auditoría: Las auditorías internas deben ser lo más parecidas posible a una auditoría de certificación, en cuanto a tiempo, protocolos de preguntas, e informes. Esto ayuda al personal a familiarizarse con el proceso y a reducir su nerviosismo.
La capacitación debe incluir la explicación de cómo se desarrollará la auditoría para familiarizar al personal con el proceso y minimizar la ansiedad. Se debe fomentar una cultura en la que el personal se sienta cómodo y seguro al responder las preguntas del auditor.
Para simular eficazmente una auditoría de certificación, las auditorías internas deben ser lo más parecidas posible a la auditoría de certificación en los siguientes aspectos:
Tiempo: Deben tener una duración similar a la auditoría de certificación (ej: si la auditoría de certificación dura 2-3 días, las auditorías internas deberían tener una duración similar, evitando auditorías internas excesivamente cortas que solo revisen superficialmente el sistema).
Protocolos de preguntas: Se deben utilizar los mismos tipos de preguntas y protocolos que se usarían en una auditoría de certificación.
Informes: Los informes de las auditorías internas deben ser similares en formato y contenido a los informes de las auditorías de certificación.
Parcialidad: El personal que realiza las auditorías internas debe ser totalmente objetivo y estar bien capacitado para desempeñar su rol de manera imparcial.
En resumen, el objetivo es que la experiencia de la auditoría interna sea lo más realista posible para preparar al personal para una auditoría de certificación real, minimizando el factor sorpresa y reduciendo la ansiedad.
Los principios clave que deben guiar el comportamiento de un auditor durante una auditoría de seguridad alimentaria son:
Integridad: El auditor debe ser honesto, responsable y cumplir con todos los requisitos legales. Debe ser consciente de la influencia que puede ejercer con su juicio.
Imparcialidad: El auditor debe desempeñar su trabajo con total imparcialidad y objetividad. La presentación del informe debe ser veraz y exacta, de manera que el resultado sea el mismo independientemente del auditor.
Confidencialidad: El auditor debe ser discreto y respetuoso con la información confidencial y sensible que se le proporcione. Esta información no debe incluirse en la documentación o informes de auditoría.
Independencia: El auditor debe ser totalmente independiente del requisito que está auditando; no puede ser juez y parte.
Enfoque basado en la evidencia: El auditor debe basarse únicamente en la evidencia que se le presenta para determinar el cumplimiento del requisito, evitando opiniones o juicios de valor. La evaluación debe ser objetiva.
Los puntos más importantes mencionados en el podcast para superar con éxito una auditoría de seguridad alimentaria y minimizar el nerviosismo son:
Preparación integral y continua del sistema: Mantener un sistema de gestión de seguridad alimentaria bien estructurado, con registros y documentación actualizada, accesible y fácilmente localizable. Esto incluye la formación continua y adecuada del personal.
Fomentar una cultura de seguridad alimentaria: Promover una cultura de calidad y seguridad alimentaria entre todos los empleados, donde se comprenda la importancia de los estándares y se comparta la responsabilidad de mantenerlos. La comunicación abierta y transparente entre todos los niveles es crucial.
Realizar simulacros y prepararse: Llevar a cabo auditorías internas que simulen la auditoría de certificación, con la misma duración, protocolos y formato de informe. Esto familiariza al personal con el proceso y reduce la ansiedad.
Colaborar con el auditor: Mantener una actitud transparente y colaborativa con el auditor, facilitando el acceso a la información y respondiendo honestamente a todas las preguntas. Evitar cualquier intento de ocultar o camuflar desviaciones.
Conocer el perfil del auditor: Entender que el auditor debe ser imparcial, íntegro, objetivo, confidencial e independiente, y que su evaluación se basa en evidencia. Esto ayuda a prepararse para la interacción con el auditor y a comprender sus expectativas.
Conocer el proceso de la auditoría: Comprender las fases de la auditoría (preparación, apertura, ejecución, cierre y acciones correctivas) reduce la incertidumbre y la ansiedad.
Gestionar situaciones de estrés específicas: Tener estrategias para gestionar situaciones como la falta de cooperación del equipo, falta de documentación, descubrimiento de desviaciones, conflictos de opinión, y presiones externas. La clave está en mantener la calma, la objetividad y la colaboración.
Las conclusiones del podcast enfatizan que superar una auditoría de certificación con éxito no solo es posible, sino que debe ser una oportunidad para fortalecer la cultura de seguridad alimentaria en la empresa. El éxito radica en una preparación integral y continua, una comunicación clara y abierta, la realización de simulacros, la gestión del estrés, la colaboración con los auditores y un enfoque continuo de mejora. Se destaca la importancia de no ver la auditoría como una búsqueda de defectos, sino como una ayuda para mejorar el sistema. Finalmente, se reitera la necesidad de que tanto los responsables de calidad como los auditores actúen con objetividad, imparcialidad y respeto, creando un ambiente de colaboración que favorezca los resultados positivos.
