This video lecture discusses the function of control within management. It explains the process of control, its basic steps within an organization, and different types of control mechanisms. The video also touches upon the importance of budgeting and information technology in managerial control.
Bienvenidos a este vídeo clase. En esta ocasión vamos a abordar lo referente al control, que son las funciones de la administración.
En esta clase vamos a estudiar el proceso del control, también vamos a describir los pasos del proceso de control básico dentro de una organización. La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente con la función de planear. De hecho, planear y controlar pueden considerarse como unas tijeras que no funcionan al menos que se cuenten con sus dos hojas. Sin objetivos y planes, el control no es posible, porque el desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos.
El proceso de control básico en cualquier lugar y para lo que sea que se desee controlar incluye tres pasos: el primero es el establecimiento de estándar de estándares. Los estándares simplemente son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en el que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas. La medición del desempeño, aunque cuando no siempre sea posible la medición del desempeño frente a los estándares, debería hacerse apropiadamente, de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitar mediante acciones apropiadas. El administrador debe de estar alerta y tener visión a futuro, pues en ocasiones es posible predecir las desviaciones de los estándares. Sin embargo, en ocasiones, esta capacidad deben de descubrirse tan pronto como sea posible. Por último tenemos la corrección, la desviación es los estándares deben reflejar los diversos cargos de la estructura de la organización, ya que es el desempeño es el mide propia mente. Es fácil corregir las desviaciones, la corrección de desviaciones es el punto en el que el control puede verse como una parte de todo el sistema de administración y relacionarse con las otras funciones gerenciales.
¿Cuánto control debe haber? Esa es una excelente pregunta. Si bien es difícil calcular la cantidad de control óptima, es más probable que los administradores efectivos se acerquen más a lograrlo y aquellos que no son los administradores deben tomar en cuenta los intercambios que afectan la cantidad de control organizacional que utilizarán. Cuando el control es demasiado poco, los costos exceden los beneficios y los controles no son efectivos. A medida que la cantidad de control aumenta la efectividad también lo hace, pero puede llegar un punto en el cual la efectividad también disminuye y los gastos del ejército del control se ven aumentados.
El control gerencial es en esencia el mismo proceso de control básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos, sociales, entre otros. Así como lo podemos ver en la siguiente lámina. Muchos sistemas auto controlan mediante la realimentación de información que muestran las desviaciones de los estándares e inician los cambios. En otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para realimentar la información que compara el desempeño con un estándar e inicia una acción correctiva.
Control preventivo. Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan los problemas. Los requisitos de un sistema de corrección anticipativa funcional son los siguientes: el primero, hacer un análisis completo y cuidadoso del sistema de premiación y control e identificar las variables más importantes; después, desarrollar un modelo del sistema, mantener ese sistema actualizado, recopilar datos e introducirlos al sistema y evaluar con regularidad las variaciones de los datos e insumos reales para ver si siguen tienen validez; por último, tomar las medidas correspondientes.
Y la supervivencia de un negocio casi siempre depende de las utilidades que vaya generando los procesos de la administración, dado que es un estado de todos los ingresos y gastos en un período determinado. La contabilización de pérdidas y ganancias constituye un resumen de las operaciones de negocio. La aplicación del control de pérdidas y ganancias a departamentos se basa en aprendizaje que si el propósito de todo el negocio es tener una utilidad, cada parte de la empresa debe contribuir a ese objetivo común.
Las organizaciones controlan de diferentes maneras y se pueden distinguir entre dos tipos de controles: por un lado tenemos el control burocrático y por el otro el control del clan. El control burocrático se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos de autoridades formal. Se espera que los empleados cumplan dichas reglas, a partir de lo cual obtienen oportunidades aunque limitadas de participar. Por otro lado, el control del clan se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otros aspectos relacionados con la cultura de la organización.
El presupuesto constituye un dispositivo muy usado para el control gerencial. De hecho, en ocasiones se ha asumido que la asignación de presupuesto es el dispositivo para lograr el control. Sin embargo, hay otros dispositivos que también son esenciales. Los presupuestos se emplean para planear y controlar. Por desgracia, algunos programas de control presupuestal son tan completos y detallados que se vuelven incómodos, muchas veces inclusive se vuelven sin sentido y generan más costos que beneficios. El control presupuestal puede hacerse para propósitos de reuniones de la misma manera.
Las tecnologías de la información han promovido el sistema de información de la gestión que aquí se define como un sistema formal para recopilar, integrar, comparar, analizar, difundir información interna y externa de la empresa, todo con el objetivo de apoyar a los gerentes en el desempeño de sus tareas. El sistema de información tiene que adaptarse a las necesidades específicas y puede incluir formación, información de rutina, como por ejemplo los refuerzos mensuales o información excepcional, como por ejemplo puntos críticos e informes necesarios para predecir el futuro.
Los equipos electrónicos, como por ejemplo las computadoras, los teléfonos inteligentes y las tabletas permiten el procesamiento rápido y económico de enormes cantidades de datos. Porque debemos recordar que los datos no se convierten en información hasta que se procesan de una manera eficiente.
Controlar, entonces, en el contexto organizacional significa ajustarse o estar en conformidad con las especificaciones de los objetivos. En este sentido, las responsabilidades que tienen los administradores en cuanto al control muchas veces se interpretan como restricciones a la libertad de alguien. Sin embargo, aunque suene malo para el individuo o grupo que se controla, ese individuo que está contribuyendo a un objetivo común, por lo tanto, debe realizar tareas específicas que haga que todo se mueva en torno a ese objetivo.
Eso ha sido todo por este tema. Muchas gracias por su participación.
