This video module focuses on project cost management, explaining its conceptual definition and its integral role within the triple constraint of project management (scope, time, and cost), with quality as a non-negotiable factor. It outlines a three-step process for managing costs: detailing costs, constructing the project budget, and controlling expenditures. The video also touches upon various cost estimation techniques and emphasizes the critical importance of rigorous cost monitoring for project success.
[00:00:05] [Música]
[00:14:46] Bienvenidos al módulo 5, Gestión de Costos del Proyecto. Siguiendo la misma estructura que hemos desarrollado en las anteriores sesiones, vamos primero a determinar de manera conceptual lo que son los costos del proyecto. Estructuralmente, vamos a partir en tres módulos: el desarrollo de lo que va a ser un presupuesto.
[00:47:19] Hablar de costos es hablar de dinero del proyecto, es hablar del presupuesto del proyecto, es hablar de los recursos económicos que el proyecto necesita para poder completar todo el alcance originalmente planteado. Es importante que el gerente de proyecto, con el equipo de proyecto, se siente en el tiempo necesario que involucre determinar una estructura de costos completamente adecuada.
[01:15:20] Si hacemos un alto a lo que hemos venido desarrollando en estas últimas sesiones, podemos analizar que hemos visto alcance, que significa el resultado o el entregar el proyecto; hemos visto tiempo, que es la duración del proyecto, la duración que me va a tomar cumplir el alcance del proyecto. Y hoy por hoy, vamos a ver lo que cuesta el proyecto, el presupuesto del proyecto. A ese triángulo, algunos autores le llaman restricción: alcance, tiempo y dinero. Ponemos calidad en el medio, porque va en el medio y no necesariamente lo graficamos como un cuadrado, como otra variable más, porque la calidad no se negocia. Tenemos especificaciones de calidad, tenemos estándares de calidad que cumplir. Cuidado con aquellas organizaciones que tienen algún tipo de ISO 14000, 27000, 18000, etcétera. La calidad no se negocia y por eso la ponemos en el medio del triángulo.
[02:17:13] Entonces, veamos nuestra tercera y última variable de la triple restricción, que es gestión de costos. La idea principal de este módulo es: tengamos cuidado con las estimaciones y cuidado tengamos sobre costos más adelante, cuando estemos ejecutando el proyecto. Si hacemos reflexiones aún más profundas, hay que estimar correctamente, validar los actores económicos del país y del mundo, hacer buenas estimaciones, cuidado con las reservas de contingencia, cuidado con los supuestos cambiarios y fluctuaciones. Analicemos correctamente los precios de mercado y sus tendencias. Realmente, deberíamos, siendo costos una de las variables más sensibles del proyecto, determinar los tiempos necesarios para que ese presupuesto, ese costo del proyecto, sea lo más preciso posible.
[03:16:46] Se los he partido en tres pasos. Paso 1: significa detallar los costos. Acordémonos que en el módulo anterior, mismo a gestión del tiempo, vimos actividades. Deberíamos entonces, si queremos buen grado de exactitud, determinar cada uno de los costos, los precios, los presupuestos de cada una de las actividades ya desarrolladas en el módulo de gestión de cronograma o gestión de temas. Que podríamos abordar cuando analizamos los costos detallados del cronograma: los costos detallados de las actividades, los costos detallados de las tareas. Es involucrado mano de obra, que son las personas; tenemos materia prima; tenemos maquinaria; tenemos insumos. Y podríamos abordar y hacer extensiones a costos adicionales como costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos. Pero el peor error sería no incluir cada uno de los costos que debían de ser considerados dentro del proyecto.
[04:19:10] Forma de estimar los costos del proyecto. Veamos que es muy parecido a estimar los tiempos que hemos visto cuando analizamos el módulo de gestión del cronograma. Le hace juicio experto: preguntarle a un experto, "Oye, ¿cuánto cuesta una silla? ¿Cuánto cuesta una mesa? ¿Cuánto cuesta un edificio?". Buscar información: estimaciones, cálculos, presupuestos, cotizaciones, valorizaciones de proyectos anteriores que nos podrían servir para aplicarlos al presente proyecto. Suma o cálculos paramétricos: similar a tiempo, también lo vemos en costos. Si un metro cuadrado me cuesta 10 soles, ¿cuánto me costará 50 metros cuadrados? Aplicamos regla de tres simple, ya que tenemos los parámetros previamente averiguados.
[05:13:00] Existe una más, una sting, una herramienta, una técnica más para lo que es costos, y que no la vimos en tiempo, que se llama la estimación ascendente. Y les pongo este escenario: imagínense que no tenemos ni juicio experto a donde recurrir, no tenemos información de proyectos o actividades o cronogramas o tareas anteriores, y no tenemos temas de costo de rendimiento ni parámetros. Podríamos abordar a través de la estimación ascendente.
[05:41:34] La estimación descendente y lo vemos en el gráfico, es la que toma más tiempo. ¿Por qué? Porque significa que vamos a tener que entrar actividad por actividad de mi cronograma. Si mi cronograma tiene 200 actividades, vamos a tener que analizar las 200 actividades: su mano de obra, materia prima, costos fijos, costos directos, maquinarias, costos fijos, costos variables. Todos los costos por cada una de estas actividades. Y luego, como vemos en el gráfico, las vamos totalizando por fases. Y las fases, luego, las utilizamos para todo el proyecto. Es la que toma más tiempo, pero es la más precisa, porque vamos al mayor nivel de detalle de mi cronograma de proyecto.
[06:26:38] Vemos un ejemplo en la cual estoy presentando un entregable que es un diseño arquitectónico, en la cual veo las actividades que necesito llevar a cabo para cumplir con ese diseño arquitectónico, y establezco tres columnas, las más importantes: personal, digamos mano de obra; vemos todo lo que es insumos, materia prima; y también estamos colocando todo lo que es maquinaria, ese equipo. Normalmente, esas tres verticales, mano de obra, materia prima y maquinaria, son las que están a menudo presentes en todas las actividades. Y aquí, si se dan cuenta, estoy haciendo al mayor nivel de tallado para tener un alto grado de precisión.
[07:14:13] Ok, eso fue el paso 1: darnos el trabajo de estimar a nivel detallado lo que cuesta cada una de las actividades y cada uno de los pasos de mi proyecto.
[07:27:14] Segundo paso: significa armar el presupuesto del proyecto, que no es más que totalizar. Y les pongo este ejemplo: imagínense que totalizado todos los costos, o he sumado todos los costos del proyecto por mes. Tenemos en la primera columna, costo, que es el costo independiente de cada uno de los meses, desde enero hasta agosto. Y tengo el costo acumulado, que es el costo de ese mes más todos los meses anteriores. Si yo realizo la suma completa y la llevo a un gráfico, vamos a determinar lo que algunos van a escuchar cuando entren al mundo de proyectos: la curva S.
[08:07:13] La curva S no es más que la gráfica de los totales acumulados, porque le dicen curva S, porque si ustedes aprecian en el gráfico, tiende, tiende más o menos a parecerse a una letra S. Pero, repito, acuérdense, la curva S, o el presupuesto del proyecto, se calcula a partir de los costos acumulados. Definitivamente, hemos dividido hacer el paso 1, estimar las duraciones, los costos de las actividades, y paso 2, totalizar los para armar el presupuesto del proyecto.
[09:17:45] Y al igual que tiempo, y al igual que alcance, no dejemos de lado el último paso, y posiblemente uno de los más importantes: controlar. Nuevamente, monitorear, hacer seguimiento al presupuesto del proyecto. Lo vimos igual en tiempo, controlar el cronograma del proyecto. Lo vemos acá también en costos: controlar el presupuesto del proyecto. Entonces, si resumimos, llegamos a qué costo es tema de presupuesto del proyecto. Paso 1: determinar los costos detallados. Paso 2: los costos totalizados. Y paso 3: controlar.
[09:56:00] Y les dejo, ya que hablamos de costos, una de las variables más importantes con respecto a control. Yo recomendaría al gerente de proyecto que siempre denle una principal importancia a lo que es el monitoreo y seguimiento del presupuesto del proyecto, porque si ustedes me preguntan, en el mundo comercial, la variable costo a veces es mucho más sensible para un cliente, para un patrocinador, para un equipo directivo, más que los plazos, los tiempos, y más aún que posiblemente el alcance del proyecto. Entonces, les comparto este las recomendaciones con respecto a lo que es el manejo de control de costos del proyecto, nuevamente, para tratar de garantizar que al final, cuando entreguemos el proyecto, hayamos cumplido los presupuestos previamente acordados. Muchas gracias.
Introducción y Concepto
[00:00:05] [Música de introducción]
[00:14:46] Damos la bienvenida al Módulo 5, enfocado en la Gestión de Costos del Proyecto. Siguiendo la metodología establecida en sesiones anteriores, iniciaremos con una definición conceptual de los costos de proyecto. Posteriormente, abordaremos el tema desde una perspectiva estructural, dividiéndolo en tres componentes principales, culminando con la elaboración de un presupuesto.
[00:47:19] La gestión de costos se refiere intrínsecamente al manejo del capital financiero necesario para la ejecución y finalización exitosa de un proyecto, asegurando que se cumplan los objetivos de alcance predefinidos. Es fundamental que el gerente de proyecto, en colaboración con su equipo, dedique el tiempo necesario para establecer una estructura de costos precisa y detallada.
La Triple Restricción y Calidad
[01:15:20] Al recapitular las sesiones previas, hemos analizado el alcance, definido como el resultado final o entregable del proyecto, y el tiempo, correspondiente a la duración total del proyecto para alcanzar dicho alcance. En esta sesión, nos centraremos en el costo, es decir, el presupuesto requerido para el proyecto. Estos tres elementos —alcance, tiempo y costo— forman la "triple restricción" de la gestión de proyectos. La calidad, si bien no se representa como un vértice en este modelo, es un componente central y no negociable, ya que debe cumplir con especificaciones y estándares definidos, independientemente de certificaciones como ISO.
Proceso de Gestión de Costos
[02:17:13] La gestión de costos es la tercera variable clave de la triple restricción. Un error común es subestimar las estimaciones o incurrir en sobrecostos durante la ejecución. Para mitigar estos riesgos, es crucial realizar estimaciones precisas, considerar factores económicos globales y locales, establecer reservas de contingencia adecuadas, y analizar las fluctuaciones cambiarias y las tendencias del mercado. Dada la sensibilidad del costo en los proyectos, una estimación rigurosa es esencial para asegurar la viabilidad financiera.
Pasos para la Gestión de Costos
[03:16:46] Hemos estructurado la gestión de costos en tres pasos fundamentales:
Técnicas de Estimación de Costos
[04:19:10] Las técnicas para estimar costos son análogas a las de estimación de tiempos: * Juicio de Expertos: Consultar a especialistas para obtener valoraciones de costos (ej. costo de una silla, un edificio). * Información Histórica: Utilizar datos de proyectos anteriores, como presupuestos y cotizaciones, para fundamentar las estimaciones actuales. * Estimación Paramétrica: Aplicar cálculos basados en parámetros conocidos (ej. costo por metro cuadrado para estimar el costo total de una superficie mayor). * Estimación Ascendente (Bottom-Up): Esta técnica, aunque más laboriosa, es la más precisa. Implica desglosar el proyecto en sus actividades más pequeñas y estimar el costo de cada una. Luego, estos costos se agregan progresivamente por fases hasta obtener el costo total del proyecto. Es especialmente útil cuando no se dispone de datos históricos o juicio experto suficiente.
Elaboración y Control del Presupuesto
[06:26:38] Como ejemplo de estimación detallada, se muestra un diseño arquitectónico con sus actividades y los costos asociados a personal, materiales y maquinaria. Este nivel de detalle asegura una alta precisión.
[07:27:14] Paso 2: Armar el Presupuesto del Proyecto. Consiste en totalizar los costos estimados de todas las actividades. Se presenta un ejemplo de costos mensuales y costos acumulados, que al graficarse forman la denominada "Curva S". Esta curva representa la progresión del gasto total a lo largo del tiempo y es una herramienta visual clave para el seguimiento presupuestario.
[09:17:45] Paso 3: Controlar el Presupuesto. Al igual que con el alcance y el tiempo, el control continuo del presupuesto es vital. Monitorear y dar seguimiento al presupuesto asegura que el proyecto se mantenga dentro de los límites financieros establecidos.
Importancia del Control de Costos
[09:56:00] En el ámbito comercial, el control de costos suele ser la variable de mayor sensibilidad para clientes, patrocinadores y directivos, a menudo superando en importancia al tiempo y al alcance. Por lo tanto, se enfatiza la necesidad de una vigilancia constante del presupuesto para garantizar el cumplimiento de los acuerdos financieros al finalizar el proyecto.
[10:48:00] Agradecimiento final.
