About this Video

• Video Title: ¿Solucionas o Previenes? La Clave de las Acciones Correctivas Eficaces - Episodio nº 29
• Channel: Marife Montes Luna
• Speakers: Marifem Montes
• Duration: 00:43:11

Introduction

This podcast episode discusses the crucial difference between corrective actions and preventative actions in food safety management. The speaker emphasizes the importance of not just fixing problems but also analyzing their root causes to prevent recurrence. The episode explores tools like Ishikawa diagrams, the "five whys" method, and Pareto analysis to improve the efficacy of corrective action systems.

Key Takeaways

• Corrective vs. Preventative Actions: The core distinction is that correction immediately addresses a problem, while corrective action investigates the root cause to prevent future occurrences.
• Root Cause Analysis Tools: The episode details three tools for root cause analysis: the "five whys" method, Ishikawa (fishbone) diagrams, and Pareto analysis. These tools help identify and prioritize the most critical causes of nonconformities.
• Benefits of Effective Corrective Actions: Implementing effective corrective actions leads to reduced incidents, improved continuous improvement systems, increased confidence in food safety, enhanced productivity due to smoother processes, reduced waste, and better audit performance.
• Phases of Implementing Corrective Actions: The process involves identifying the problem, performing an in-depth analysis for immediate correction, conducting a root cause analysis using appropriate tools, implementing corrective actions, and verifying their effectiveness over time.
• Common Errors to Avoid: The episode highlights common errors such as insufficient data recording, lack of defined responsibilities, failure to verify effectiveness, and superficial solutions.

Here are the answers based on Marife's podcast transcript:

1. Diferencias clave entre corrección y acción correctiva:

   Según el episodio, una corrección es una solución inmediata y reactiva a un problema. Elimina la no conformidad (el problema en sí) sin investigar la causa raíz. Por ejemplo, si hay un problema de etiquetado incorrecto, la corrección sería bloquear la producción, retirar los productos afectados y volver a etiquetarlos correctamente.

   Una acción correctiva, en cambio, va más allá de la simple solución inmediata. Investiga la causa raíz del problema para prevenir su recurrencia. En el ejemplo del etiquetado, la acción correctiva implicaría analizar si el error se debió a un fallo humano, un problema en el procedimiento, un fallo del software, o incluso sabotaje, para luego implementar medidas para evitar que vuelva a ocurrir (actualizar procedimientos, mejorar la formación, etc.). La diferencia clave reside en la prevención de futuros problemas.

2. Tres herramientas de análisis de causa raíz:

   • Los cinco porqués: Esta técnica consiste en hacerse repetidamente la pregunta "¿Por qué?" hasta llegar a la causa raíz del problema. El ejemplo del podcast muestra cómo una contaminación microbiológica se rastreó a través de varias preguntas hasta llegar a la falta de un sistema de monitoreo automático en el plan de mantenimiento preventivo.

   • Diagrama de Ishikawa (espina de pescado): Esta herramienta permite visualizar las posibles causas de un problema al clasificarlas en diferentes categorías (personas, procesos, materiales, equipos, entorno). El podcast sugiere categorías como procedimientos, maquinaria, mano de obra, materiales, ambiente de trabajo y mediciones. Cada categoría se analiza para identificar posibles causas que contribuyen al problema principal.

   • Análisis de Pareto: Esta técnica, basada en el principio de Pareto (80/20), ayuda a identificar y priorizar las causas más críticas. Se centra en las causas más frecuentes que generan la mayor parte de los problemas. Analizando las reclamaciones de un año, por ejemplo, se puede identificar que el 20% de las causas genera el 80% de las reclamaciones, permitiendo enfocar los esfuerzos correctivos en las causas más importantes.

3. Beneficios de implementar un sistema de acciones correctivas eficaz:

   El podcast destaca múltiples beneficios:

   • Reducción de incidencias: Al analizar y corregir las causas raíz, se minimiza la repetición de errores.
   • Mejora continua: El aprendizaje de los errores y el análisis de patrones de no conformidades promueve la mejora continua del sistema.
   • Mayor confianza: Un sistema robusto genera mayor confianza en el sistema de seguridad alimentaria.
   • Mayor productividad: Los procesos productivos fluyen mejor al solucionar problemas de raíz, eliminando interrupciones innecesarias.
   • Reducción de desperdicios: Se minimizan las pérdidas de materia prima, productos, tiempo y mano de obra.
   • Mejoras en la certificación: Un sistema eficaz y bien documentado facilita el cumplimiento de normas como BRC, IFS y FSS 22000, mejorando el proceso de certificación y reduciendo las desviaciones en las auditorías.
   • Fomento de una cultura de seguridad alimentaria: Los empleados comprenden la importancia de prevenir problemas.

4. Pasos involucrados en la implementación multifase de acciones correctivas:

   El podcast describe estas fases:

   • Identificar el problema: Definir con precisión la no conformidad o desviación, incluyendo cuándo, dónde, qué producto está afectado y el impacto.
   • Analizar el problema (corrección inmediata): Contener y solucionar el problema de inmediato.
   • Análisis de causa raíz: Usar herramientas como "los cinco porqués", el diagrama de Ishikawa, o el análisis de Pareto para identificar la causa raíz.
   • Implementar la acción correctiva: Definir acciones específicas, medibles y sostenibles en el tiempo, incluyendo responsabilidades, recursos y plazos. Se debe enfocar en la causa raíz, no solo en los síntomas.
   • Verificar la eficacia: Asegurarse de que la acción correctiva fue efectiva para prevenir la recurrencia del problema. Esto requiere tiempo para observar los resultados y evaluar si la solución es sostenible a largo plazo.

Besides the key takeaways already mentioned, Marife Montes highlights several other important points in her podcast:

• La importancia de la documentación: Marife stresses the need for thorough documentation throughout the entire process. This includes detailed recording of the nonconformity, the root cause analysis, the implemented corrective actions, responsible parties, resources used, timelines, and verification of effectiveness. She emphasizes that this documentation should be clear and understandable to anyone, even those outside the immediate team. She even suggests that the format should allow for easy recording of all necessary information to avoid omissions.

• El rol del equipo directivo: The commitment and support of management are crucial for the success of a corrective action system. Corrective actions shouldn't be viewed as just another task but as a powerful tool for continuous improvement requiring high-level buy-in.

• Utilización de la tecnología: Marife encourages the use of technology to aid in the process. This includes software, spreadsheets, or other tools to help in data analysis and tracking of corrective actions. She doesn't necessarily advocate for expensive software, mentioning that various readily available options could suffice.

• Evitar errores comunes: She warns against common mistakes such as superficial solutions, inadequate data recording, unclear responsibilities, failure to verify effectiveness, and insufficient detail in documenting nonconformities and corrective actions. She offers advice on how to avoid these pitfalls, recommending a detailed and comprehensive approach to ensure that all bases are covered.

• El enfoque en la mejora continua: The overarching theme is the importance of using corrective actions as a driver for continuous improvement. It's not simply about fixing problems; it's about learning from them and making systemic changes to prevent future occurrences. This aligns with the overall principles of food safety management systems and their emphasis on preventative measures.

• Análisis de datos (para el análisis de Pareto): She strongly advocates for the collection and analysis of data related to nonconformities and customer complaints. This data-driven approach is essential for identifying trends and prioritizing corrective actions effectively (especially using Pareto analysis). She encourages listeners to gather this data throughout the year to be prepared for a year-end analysis.

• La necesidad de un sistema robusto: Marife repeatedly emphasizes the need for a robust system that proactively identifies and prevents problems rather than just reacting to them. This robust system should be deeply embedded within the company's food safety culture.

In conclusion, Marife Montes summarizes her podcast by reiterating the importance of a proactive, preventative approach to food safety management, contrasting it with simply reacting to problems. She emphasizes that while correcting immediate issues (corrections) is necessary, a truly effective system relies heavily on identifying and addressing root causes (corrective actions) to prevent recurrence. The use of tools like the "five whys," Ishikawa diagrams, and Pareto analysis are key to achieving this. Success depends on a strong commitment from management, thorough documentation, and the utilization of available technology to streamline the process, all culminating in a robust and mature system that fosters a culture of continuous improvement and enhances food safety. She encourages listeners to implement these strategies and share their experiences.